QuickBooks
Sincronización de clientes, facturas, cobros y pagos. El estado financiero del cliente visible desde su expediente, sin re-capturar datos.
Módulos y campos personalizados, roles y niveles de acceso, reportes automatizados, integraciones con QuickBooks, WhatsApp, calendarios, correo y telefonía — y un registro verificable de quién interactuó con cada cliente, por qué canal y cuándo.
Una firma contable vive de dos cosas: la precisión de su información y la confianza del cliente. Esta propuesta cubre exactamente eso — dejar Zoho One configurado sobre la operación real de BW&T, integrado con los sistemas que el equipo ya usa a diario, y con un registro verificable de cada interacción: quién habló con el cliente, por qué canal, qué dijo y qué acción tomó dentro del sistema.
WhatsApp, mensajes de texto, llamadas y correos ocurren en el teléfono de cada quien. El historial del cliente no existe en un solo lugar.
Cuando un cliente pregunta “¿quién me atendió?” o “¿quién autorizó esto?”, la respuesta depende de la memoria del equipo, no de un registro.
La contabilidad vive en un sistema y la relación con el cliente en otro. Cada cierre exige re-capturar los mismos datos dos veces.
El CRM de fábrica no habla el idioma de una firma contable: no existen los campos de tipo de servicio, período fiscal, entidad, documentos requeridos ni vencimientos.
Todos ven todo o nadie ve nada. En una firma que maneja información fiscal y financiera, eso no es una molestia: es un riesgo.
Los números de la firma se consolidan en hojas de cálculo, cuando alguien tiene tiempo. La dirección decide con información vieja.
Zoho One es una suite de más de 45 aplicaciones empresariales integradas bajo un solo login y una sola base de datos: CRM, proyectos, documentos, firma digital, finanzas, RRHH, analítica y comunicación interna. Ahí está la eficiencia inigualable: BW&T no paga ni integra diez sistemas distintos. BIZMASOFT agrega encima la capa de configuración, integración y trazabilidad que hace que esas aplicaciones trabajen juntas como un solo expediente.
Una sola suscripción por usuario, todas las aplicaciones incluidas y datos que fluyen sin integraciones frágiles. Zoho One entrega las piezas; BIZMASOFT define cómo se conectan con módulos a medida, permisos por rol, integraciones probadas y trazabilidad de punta a punta.
Este es el corazón de la implementación para BW&T. Cada interacción con un cliente —WhatsApp, mensaje de texto, llamada, correo, reunión o acción dentro del sistema— queda registrada en la línea de tiempo del expediente con su autor, su fecha, su canal y su contenido. Nada depende de que alguien recuerde o reporte lo que hizo: el sistema lo registra solo.
* La grabación de llamadas depende de la central telefónica que BW&T contrate y de la normativa aplicable en Florida.
Registro nativo de accesos, creaciones, modificaciones y eliminaciones, con usuario, fecha y dirección de origen.
Seguimiento de campos críticos: valor anterior, valor nuevo, autor y momento exacto del cambio.
Conversaciones, documentos, tareas y acciones de todos los canales en una sola vista cronológica.
Cada registro tiene responsable asignado; cada acción, un autor identificable. Sin zonas grises.
Cuando un cliente reclama, una autoridad pregunta o un colaborador deja el equipo, la firma necesita evidencia, no versiones. La trazabilidad configurada aquí permite reconstruir cualquier caso en minutos: quién lo atendió, qué se le dijo, qué documentos recibió y qué se hizo con su información.
La configuración típica de una organización, ejecutada con criterio de negocio y no solo técnico.
Este es el mayor peso de esta implementación: las integraciones se configuran, se prueban de extremo a extremo y se documentan, de forma que cada canal alimente el mismo historial del cliente.
Sincronización de clientes, facturas, cobros y pagos. El estado financiero del cliente visible desde su expediente, sin re-capturar datos.
Mensajes desde el registro del cliente, plantillas aprobadas y conversaciones archivadas en el historial, con el autor de cada mensaje identificado.
Google Calendar y Outlook sincronizados en dos vías: citas con clientes, reuniones de revisión y fechas límite fiscales.
Bandejas conectadas a los registros: cada correo enviado o recibido queda ligado al cliente y al servicio correspondiente.
Registro de llamadas desde la central VoIP, mensajes de texto desde el expediente y formularios web que crean el contacto ya asignado.
Zoho Sign y WorkDrive: engagement letters, autorizaciones y entregables enviados a firma y archivados solos en el expediente del cliente.
Esta propuesta cubre la configuración, la integración y la puesta en marcha. Las suscripciones de Zoho One, QuickBooks, WhatsApp Business API, SMS y telefonía se contratan directamente por BW&T a su proveedor.
Reportes personalizados construidos sobre los datos reales de BW&T, con envío programado y tableros en vivo para dirección y responsables.
Reportes que llegan al correo de quien corresponda: diario, semanal o mensual, sin que nadie los pida.
Tableros por rol: dirección ve la firma completa; cada responsable ve su cartera.
Avisos automáticos ante vencimientos, registros estancados o clientes sin seguimiento.
Una semi-automatización es un proceso estructurado en fases donde una persona interactúa con el sistema a través de botones o acciones simples, y el sistema ejecuta por detrás los trabajos que corresponden a esa fase: correos, mensajes, tareas, notificaciones, documentos y registro de todo lo ocurrido. La decisión siempre es humana; la ejecución es del sistema. Esta propuesta incluye un (1) flujo semi-automatizado, definido junto a BW&T durante la fase de descubrimiento.
Ejemplo de aplicación: el ciclo de atención de un cliente, del primer contacto a la entrega.
Decidir, validar y presionar. Nada de capturar dos veces la misma información ni recordar a quién avisar: la interfaz muestra el botón correcto en la fase correcta.
Correos, mensajes, recordatorios, tareas, documentos para firma, facturación y —sobre todo— el registro de quién hizo cada cosa y cuándo.
Esta propuesta incluye un (1) flujo semi-automatizado. El proceso específico se define con BW&T en la Fase 01 del cronograma. Flujos adicionales pueden cotizarse por separado o desarrollarse dentro del plan de soporte mensual opcional.
Del descubrimiento al acompañamiento post-lanzamiento, con orden y método.
Incluye la configuración completa de Zoho One descrita en esta propuesta: módulos y campos personalizados, roles y accesos, trazabilidad de interacciones, reportes automatizados, todas las integraciones, un flujo semi-automatizado y los primeros 60 días de soporte.
Pago único de implementación. No incluye las suscripciones de Zoho One ni de los servicios de terceros, que BW&T contrata directamente con su proveedor.
Activa al equipo y da inicio a la Fase 01 de descubrimiento.
A la entrega final revisada, antes del primer entrenamiento.
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión.
Todas las plantillas, imágenes, logos, documentos y demás contenidos que deban ser automatizados deben ser provistos por el cliente. BIZMASOFT no creará, diseñará, redactará ni generará ninguno de estos elementos como parte de esta propuesta.
Totalmente opcional y sin permanencia obligatoria. Aplica solo si BW&T lo desea, una vez terminados los 60 días de garantía incluidos.
BIZMASOFT no entrega la configuración y desaparece: los 60 días posteriores a la entrega incluyen soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento en la adopción del equipo.
Durante 60 días tras la entrega final, BW&T tiene garantía funcional sobre cada elemento configurado más soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento para la adopción del equipo. Sin costo adicional.
Soporte ante errores o desajustes detectados durante la estabilización.
Ajustes menores de campos, permisos, reportes e integraciones entregadas.
Cobertura completa de parámetros, validación operativa y afinamiento final.
Apoyo al equipo para consolidar el uso diario del sistema y de sus canales.
* Garantía limitada a 60 días post-entrega. Pasado este periodo, aplica el paquete mensual opcional.
BIZMASOFT nació para hacer accesible la automatización de procesos a firmas profesionales y locales — sin la fricción ni el costo de los grandes integradores.
En CRM, integraciones, automatización de procesos y software a medida para negocios reales.
Primero el proceso, después la herramienta. Cada campo y cada permiso existe por una razón operativa.
Capacitación por rol, documentación y acompañamiento para que el equipo trabaje dentro del sistema.
Un expediente único por cliente
Registro de quién interactúa y por qué canal
Roles y niveles de acceso definidos
QuickBooks, WhatsApp, calendarios y correo conectados
Reportes automáticos y tableros en vivo
Un flujo semi-automatizado en producción
— Una reflexión final “Lo que no queda registrado, no ocurrió. Y lo que no se puede verificar, no se puede mejorar.”
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión. Elige cómo avanzar: aprobar la propuesta o agendar una reunión para resolver cualquier duda.
